Casamento perfeito a que custo? "A nossa missão é transformar sonhos em realidade"

O verão é a época predileta para casamentos e as dores de cabeça com os preparativos não são exclusivas aos noivos. Também as quintas têm um papel pesado no que toca à realização dos sonhos, exigindo uma logística muito bem afinada para que, na hora de receber os convidados, tudo esteja de acordo com o que fora planeado. 

E por vezes os planos vão além das possibilidades, como relatam as responsáveis da Quinta Condes de Valadares, Catarina e da Filipa Ferreirinha. Podia dizer-se que não há planos impossíveis, e não há, o que há muitas vezes são orçamentos que não tornam possível realizar alguns sonhos. Não faltam alternativas e a Quinta Condes de Valadares, em Loures, faz tudo o que está ao alcance. 

Dos preparativos ao evento, eis como se prepara uma quinta para um dia tão memorável. 

Quais são os maiores desafios logísticos na preparação de vários casamentos em simultâneo durante a época alta?

O maior desafio está relacionado com a coordenação dos diferentes fornecedores e equipas, porque há muitas solicitações para pouco tempo. Entre maio e setembro, chegámos a ter casamentos todos os fins de semana, o que exigiu um minucioso planeamento de todos os detalhes.

Para além disto, também é muito desafiante a preparação do espaço porque, na Quinta Condes de Valadares, não há cerimónias iguais, principalmente pelo valor que damos à personalização. A decoração e a disposição do planeamento da sala são sempre diferentes, o que requer uma enorme eficácia no processo de montagens, desmontagens e limpeza.

Contudo, no final de contas, a solução para a complexidade que vivemos nesta época acaba por estar no empenho e na organização, para que toda a intensidade dos casamentos de verão seja transformada em cerimónias leves e tranquilas.

Os noivos são muito exigentes e acabam por dificultar o vosso trabalho?

Sim, mas ainda bem. A nossa missão é transformar sonhos em realidade, portanto é absolutamente importante para nós que os noivos partilhem connosco os seus desejos e a forma como imaginam a cerimónia. Por isso, não se trata de dificultarem o nosso trabalho, trata-se de o tornarem mais interessante, desafiante e, acima de tudo, gratificante.

Sentimos que é imprescindível alinharmos expectativas com os clientes, para evitarmos frustrações. Já houve noivos a pedir-nos ideias muito complexas, que não conseguíamos concretizar porque o budget não era suficiente, ou porque tínhamos quaisquer outras limitações. No entanto, nestes casos, damos sempre alternativas e mostramos, de acordo com a nossa experiência, o que consideramos que é mais exequível. É um trabalho em conjunto entre nós e os noivos, um acompanhamento passo a passo, para conduzir a um evento inesquecível para todos os convidados. 

Como garantir que conseguem preparar um dia de sonho? A que custo?

Desde o dia em que os noivos nos escolhem para passar na Quinta Condes de Valadares o seu grande dia, damos início ao processo de organização do evento e, claro, vamos conquistando proximidade e percebendo cada vez mais os desejos dos clientes. Assim, através da escuta ativa e da perceção do que eles realmente idealizam, acabamos por personalizar cada detalhe e garantir que o evento vai ao encontro dos seus sonhos e expectativas.

Tudo isto só é possível, porque temos do nosso lado equipas totalmente dedicadas à preparação de cada cerimónia, superando todos os dias a pressão associada à responsabilidade de organizar um evento desta dimensão. O segredo está na antecedência e na preparação de cada pormenor atempadamente, para reduzir a probabilidade de erros de última hora.

Como equilibram o desejo de oferecer uma experiência única e personalizada a cada casal com a necessidade de manter processos organizados e eficazes?

A resposta reside no equilíbrio entre disciplina e criatividade. Temos processos que são verdadeiramente essenciais para manter a organização e a eficácia e, claro, que se repetem, sendo iguais de evento para evento. Estruturada esta base, há toda a liberdade para a criação e personalização que, naturalmente, distinguem cada cerimónia das restantes, desde a decoração, até ao catering, por exemplo. No fundo, é a disciplina e o cumprimento dos processos que nos dão segurança para podermos criar e fazer diferente nos outros detalhes do evento.

Que estratégias ou ferramentas de gestão implementaram recentemente para otimizar a organização da Quinta?

A principal ferramenta que utilizamos é o calendário partilhado, disponível e acessível a todos os colaboradores, que nos permite centralizar e organizar tarefas, datas de eventos e prazos importantes. É através dele que conseguimos coordenar equipas, planear as fases de preparação de cada cerimónia com a devida antecedência e evitar sobreposições.

A cada época alta, que lições aprendidas ajudam a melhorar o serviço para os casamentos seguintes?

Todos os anos aprendemos algo novo, aliás, cada cerimónia que organizamos na Quinta Condes de Valadares ensina-nos algo novo. Reforçar a preparação antecipada e a comunicação transparente e direta com os noivos desde o primeiro dia, prever o inesperado, ter planos alternativos para o calor extremo ou para qualquer imprevisto com os fornecedores, relembrar que tudo deve ser calculado são dicas essenciais que vamos recordando ao longo do tempo. Cada evento é fundamental para nos mostrar o que podemos melhorar no seguinte e é, sem dúvida, esta aprendizagem que nos faz crescer de época alta para época alta.